Tijdens een bouwproject zijn er diverse aspecten waar je rekening mee moet houden, bijvoorbeeld het bouwbudget, de planning en kwaliteit. Om ervoor te zorgen dat deze aspecten beheersbaar blijven gebruiken we bij HERO de GROTICK-methode. Dit is een aangepaste versie van de originele GOTIK-methodiek die de pijlers Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit omvat. Benieuwd waarom wij deze methode gebruiken? En wat onze toevoeging inhoudt? In deze blauwdruk lees je hier meer over.
Met de GOTIK-methode leg je een sterke, eenvoudige basis voor ieder bouwproject. Deze methode omvat de vijf beheersaspecten: Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit. Een nadeel van deze methodiek is dat deze enkel gericht is op vijf aspecten, terwijl er nog meer belangrijke onderdelen komen kijken bij een bouwproject. Het is dus mogelijk om binnen deze methode een project af te leveren dat niet voldoet aan de vraag van de klant. Daarom voegen onze bouwmanagers Herman en Roland nog twee extra letters toe: de R van Risico en de C van Communicatie. Alles bij elkaar staat GROTICK voor:
Geld (G)
De pijler geld omvat alle benodigde financiële middelen voor een bouwproject. Zo is er voorafgaand aan een project geld nodig om het project op te starten, maar is er ook geld nodig voor de uitvoering en de nazorg. Het bewaken van het bouwbudget is essentieel voor een project. Zorg er daarom voor dat er heldere afspraken gemaakt worden over dit budget.
Risico (R)
Met de toevoeging risico brengen we de belangrijkste risico’s in kaart van een project. Bij ieder risico bepalen we vervolgens passende beheersmaatregelen. Zo blijf je tijdens de uitvoering van het project voorbereid op allerlei soorten scenario’s en kom je niet voor verrassingen te staan.
Organisatie (O)
Organisatie omvat het totaal van personen, bedrijven, partijen en andere stakeholders die activiteiten kunnen uitvoeren binnen het project maar ook erbuiten. Zorg ervoor dat je organisatiestructuur inzichtelijk is in een schema. Het is hierbij belangrijk om aan iedere betrokkene duidelijk te maken wat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn.
Tijd (T)
Het aspect tijd betekent de tijd die het project zelf kost en alle tijd die nodig is om het project te initiëren, voor te bereiden, uit te voeren en nazorg te leveren. Door alle essentiële onderdelen zo goed mogelijke in kaart te brengen houd je de factor tijd zo beheersbaar mogelijk. Zorg er daarnaast voor dat je voldoende speling incalculeert, zodat de kans op vertraging klein is.
Informatie (I)
Met informatie bedoelen we alle beschikbare informatie die zowel voorafgaand (ontwikkelingsfase) als tijdens (uitvoeringsfase) en achteraf (nazorgfase) aanwezig is. Dit geldt ook voor nieuwe informatie die binnen het project waargenomen is. Het is van belang dat informatie goed en overzichtelijk opgeslagen wordt. Zorg er bovendien voor dat deze informatie beschikbaar is voor het gehele projectteam.
Communicatie (C)
Communicatie omvat kort gezegd alle communicatie binnen het project. Stem met de opdrachtgever en het projectteam af hoe de communicatie tijdens een project gaat verlopen. Hoe stel je iedereen op de hoogte binnen het team? Gebruik je hiervoor een nieuwsbrief? Een intranetpagina met updates over de stand van zaken? Of is er wekelijks een weekstart? Maak bijvoorbeeld een communicatieplan. Zorg ervoor dat dit duidelijk is vastgelegd.
Kwaliteit (K)
Het laatste aspect – kwaliteit – staat voor het totaal aan kwaliteitskenmerken en kwaliteitswaarborging dat nodig is om het project succesvol te laten verlopen én op te leveren. Om de kwaliteit te beheersen is het Programma van Eisen opgesteld. Bespreek regelmatig na afloop van verschillende fases van een project de verwachtingen met je team en de opdrachtgever. Zo blijft de kwaliteit beheersbaar en weet je zeker dat het voldoet aan de verwachtingen.
Wanneer je alle zeven beheersaspecten – samen met je opdrachtgever en het projectteam – gedetailleerd hebt uitwerkt heb je een sterke basis en houvast tijdens het project. Heb je hulp nodig met het projectmanagement van een bouwproject? Neem contact met ons op. Bouwmanagers Herman en Roland staan voor je klaar.